＂幫我在下個月前完成這個專案~＂
將已知事件納入專案規劃內，不怕未知事件的逆襲。工作中，你常因突如其來的交付任務，而灰頭土臉嗎？你行程滿檔工作、家庭兩頭燒，禁不起任何的變化嗎？好的專案管理是一門藝術，充滿許多眉角。讓實用的管理方法，協助你如實地掌握每一個當下，「專案管理」的概念與技巧，其實人人都需要。
國際專案管理方法認證，已由美國專案管理協會（ＰＭＰ）執行40餘年。結合「共通的語言」與「產業的標準」塑造全球最佳之專案管理手法，此法擅於操作大型專案，結構嚴謹且工具多元，更能運用於公司內部小型專案，具有巨大執行力之特性，因此廣為使用。本文先針對「工作」上的專案管理思維，進行介紹。
標的性、獨特性、彈性（逐步完善）
專案的三大特徵：
1. 有明確的開始及結束日期。
2. 有獨特的具體產品、服務或檢測結果。
3. 計畫能夠逐步完善，擁有如海浪一般，從規劃、執行，到監控，所構成的彈性往復循環結構。
因此一個成熟的專案是擁有「標的性」、「獨特性」，以及「彈性」的。而專案形成之初，必需先與執行團隊共同理解、認同此任務的目的與意義，並訂立專案名稱、共同討論專案的產品、樹立里程碑、規劃案件預算，才算初步完成專案執行前的準備。
專案管理的六重限制、五大流程、十大領域
除了專案本身需要的技術專長外，加上專案管理的能力，更能充分利用有限的資源，並在6重限制的考量協助下，更精準地達到專案的目標，並滿足企業股東權益。因此，牽一髮而動全身的六重影響因子：
- 範圍（Ｓ）
- 時間（Ｔ）
- 成本（Ｃ）
- 品質（Ｑ）
- 資源（Ｒｅｓ）
- 風險（Ｒｉｓ）
另外，以五大流程：IPECC貫穿整個專案。
1. 先釐清專案「發起人」與「客戶」需求的確切方向，「啟動（Ｉ）」專案計畫，
2. 並「規劃（Ｐ）」製作本次專案之計畫書，
3. 如實地依照計畫書「執行（Ｅ）」專案，
4. 過程中透過不斷地「監控（Ｃ）」規劃與執行間的落差，進行調整，
5. 再不斷地監控、調整，一直到產品認證通過，才是真正專案「結束（Ｃ）」。
其中涉及十大知識領域：整合、範圍、時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採購，以及利害關係人。
專案的成功與否，與企業體質的良窳息息相關。組織流程中所累積的有效資產：如過去曾執行過專案的典範、歷史資料，以及可持續供給經驗學習的文件，都決定了專案的健全度。當然，也與專案團隊的分工有關，而專案經理人（PM）的態度是關鍵。專案經理人如無法掌握管理的核心—整合，就容易變成與專案成員在執行細節中和稀泥的情況。另外，專案成員也必須一起撰寫計畫書，並負責維持專案的品質。
專案的開展
一、制定專案章程
正式授權是必要條件，預先釐清專案目的、目標與需求，並做好組織溝通，才是專案成功的關鍵之一。所以「專案章程」的制定，可以得知老闆對於專案的承諾，以及所賦予PM的權限，得以正式動用資源。(插圖-課程講義P16下)
二、辨識利害關係人
藉由訪談，將其識別資訊、評量資訊進行分析，並記錄在利害關係人登錄表中，建構「利害關係人意示圖」。儘早辨識出影響專案成敗的利害關係人，並了解他們的需求及期望，是專案成功的關鍵之二。
專案的規劃
馬克吐溫曾說過：”If it’s you job toeat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.”
先判斷你的工作是吃一隻青蛙，還是兩隻！然後就趕緊將牠解決，或從最大隻地開始吃。
想要掌握完整資訊、準確預估工期、降低專案變動的機率，那PM得先認識幾個專案管理的關鍵路徑。
一、收集需求
針對影響專案成敗之利害關係人，收集他們於這份專案中，對於產品、專案、品質、營運……等，能被量化的需求和期望。產出「需求文件」、「需求追蹤矩陣」，始能充分掌握需求並追蹤未來的變化。
二、定義範圍
制定「專案範圍說明書」：定義產品的範圍、專案的範圍、允收準則，和最終交付的標的，也就是專案最終產品的規格與內容。
三、建立分解結構
利用「WBS」（Work Breakdown Structure）的3層以上三明治結構，讓管理更容易。
其中含括:
>>「第0層-專案最終的產品名稱」
>>「第1層-階段性的專案週期」
>>「第2層-個階段下所需交付的物品（Work Package，工作包）」。標註每個工作包，所需完成的時間。建立工作分解結構說明表（WBS Dictionary,WBSD），將工作包內的細節資訊，如：(1)工作代碼 (2)工作包名稱 (3)工作包描述 (4)里程碑(5)所需資源 (6)成本預估值 (7)品質驗收標準 (8)主負責人 (9)其他(技術參考文獻或合約資訊) 等詳細說明。
達爾文曾經說過：「It is not the strongest of the species that survives, or the most intelligent, but the one most responsive to change.」，意思是「能長期存活的生物，未必是最強壯的，也未必是最有才智的，但肯定是最能面對變動的。」
專案的成功與否，不在企劃、技術抑或是資金的強弱，而是團隊是否有能力透過管理的機制，來整合、應對突發的狀況。開心的是，現在的我們，已有許多專案管理的學理、經驗和工具的支援，只要能夠按部就班，妥善打好專案規劃的基礎，就已經成功一半了。
另有「聚焦專案管理Ⅱ」，繼續為您介紹專案管理常使用的工具、圖表。
出處：智谷顧問