在近幾年來數位科技的流行，加上許多人的敲碗與詢問我們「甚麼時候可以再舉辦AI主題的課程與活動呢?」因此我們決定在今年3月舉辦兩堂HRAI的公開班課程，前後經過了三個多月的籌畫，終於在3/6、3/9圓滿落幕啦 !
【2024/3/6場次】
【2024/3/9場次】
身為HR的夥伴們，是否要經常面對這些惱人的問題呢?
1.覺得日常的行政作業很複雜又繁瑣
2.一直用手動的方式做資料調整和比對，工作效率不高
3.在繁雜的人才篩選和履歷整合過程中，感到頭很痛
4.花費大量的時間，當員工和主管們的溝通橋樑，心很累
這些問題真的令人頭大呢 ! 所以我們請了AI數位轉型專家- 許旭安Bob老師，帶領我們一步步了解『如何巧妙運用AI工作流翻轉術，還有操作AIGC自動化工具』從繁雜、重複性的行政工作中解脫，讓HR的工作能夠更聰明、更省力!
一、在執行HR的工作中，曾讓學員感到頭痛的環節….…
在課程當中，Bob老師有請學員提出『在執行HR工作時，曾經另你感到最頭痛的是哪一部份呢 ?』
我們這邊舉出三項學員提出的困難 :
(一)廣發重要信件過程中，HR花太多時間做提醒、催促的動作
每一次公司政策一有變動時，HR必須廣發通知信件給所有員工，如果員工沒有查看信件或者回應，HR接著就得『一個個發送提醒郵件、撥打電話催促』，想不到光是催促竟然佔了總工作流程的40% ! 但主管們也沒有為此設想解決方法，只能讓HR部門的同仁互相幫忙。
(二)處裡員工調薪、升職時，要大量手動做資料核對、調整格式不一致的問題
當HR團隊處理大家的調薪和升職時，除了需要一一的核對資料之外，還要手動調整excel檔的架構圖，不僅如此，還必須針對每一位部門主管所產生不同的意見做溝通協調，确保最後的方案能讓大家都滿意。
(三)履歷篩選過程耗時，篩選出的人才不符合實際需求
當HR人員在做人才招募時，需要從成堆的履歷中一封封點開來，仔細翻閱、篩選出合適的人才。這個過程不僅繁雜，還特別耗時間 ! 此外，有些履歷裡的內容過度包裝，讓人一時難以辨別真假，有些看似不錯的候選人通過了面試，合作一段時間後才發現，他們並不符合最初的期望。
二、要怎麼用AI工作流，解決HR的困擾 ?
接著Bob老師帶領大家深入探討了兩種AI工作流，分別有『JTBD（Just To Be Done）和FDS法工作表』，為甚麼要介紹這兩項工具呢? 使用AI工作流，除了幫助HR能快速釐清、解決工作中遇到的棘手問題之外，同時也能提升工作的效率與生產力 !
Bob老師在一開始先介紹了JTBD核心概念，並且說道：『在我們開始解決問題之前，要先釐清目標對象是誰? 以及問題發生的情境、原因? 才能真正切入核心 !』
接下來老師針對學員們所分享的痛點，套用在JTBD工作流做結合 :
Bob老師: “首先，我們來簡單回顧一下廣發信件的事發經過吧 ! “
學員甲: “我們HR人員需要透過Teams廣發信件給所有人，不過光是要打電話催促沒有讀取信件的員工，就浪費了很多時間。”
Bob老師: “那你們目前是用甚麼方式，來解決這個問題呢？”
學員甲: “我們曾經試圖尋求主管的協助，希望透過管理層的介入來重視這項問題，但他們並沒有正面回應也沒有提出解決方案，只能靠我們HR部門大家互相幫忙。”
Bob老師: “這裡面可能涉及到3項更深層的問題 :
（1）員工們為什麼不願意閱讀這些信件？
（2）主管們之前是否有為這個問題做MBO的目標設定?
（3）如何提高信件的閱讀率?另外也可以考慮使用自動化追蹤的工具，一旦發現有員工未讀信件，系統就會自動發送提醒 ! “
學員甲: “嗯~~我們也可以試著找一些市場上現有的工具，或者開發一個符合我們需求的系統 !”
接下來就進入到「FDS工作表」的實際運用..….
Bob老師: “大家都覺得篩選履歷是個繁瑣又耗時的任務，對吧？”
學員乙: “沒錯! 我們通常要從成堆的履歷中，仔細閱讀做篩選。這不僅效率低，而且錄取的人還不一定符合我們的期待。”
Bob老師: “哈哈~這就是一種「期待和現實的落差」也是我們接下來要討論的面向，如果有一種工具可以標準並自動化這個過程，你們覺得會有幫助嗎？”
學員們熱烈討論了這個提議，一些人表示支持，另一些則對這樣的自動化篩選表示懷疑……
學員丙: “但是，這樣的工具真的能理解我們對人才的確切需求嗎？自動化聽起來雖然不錯，但實際操作的結果，有沒有可能還是會出現一樣的問題? “
Bob老師: “這是一個很好的疑問 ! 我們必須先釐清「哪些流程是可以用資訊化的方式解決?」再來看看FDS工作表，怎麼幫助我們一步步解開謎題！
透過進一步的討論，Bob老師引導學員了解，透過特定的AI工具，可以將履歷中的關鍵信息自動提取到Excel表格中，包括「安排面試時間、篩選結果發送給主管」所有程序都能一步到位 !
學員們在課堂中認真參與的模樣
- 這位是周昌湘老師，是人資業界非常知名的前輩！正在詢問AI產業的未來趨勢。在3/6那天特別前來課堂，一起跟我們學習交流！
- Bob老師不時會在課堂中穿插笑話活絡氣氛， 也讓上課的氛圍輕鬆了許多呢~
- 學員們正在思考要如何將日常工作中的任務運用在FDS工作表中，絞盡腦汁的填寫FDS工作表格 !
三、接下來我們終於進到課程最精華的部分- 讓學員實際操作Zapier自動化工具 !
號稱強大的線上自動化工具『Zapier』，能幫助HR人員省去重複性高的任務 !
到了課程的下半段，Bob老師為了要讓學員們將理論與實作融會貫通，因此，把HR的人才招募流程拆解為6個步驟，一一帶領學員仔細操作 :
（1）自動化人力需求收集（2）應聘者資料自動整理（3）AI履歷篩選與評分（4）職務邀約與填表 （5）整合Calander安排面試（6）AI面試紀錄與分析
由於課堂中的學員大多都是第一次接觸Zapier工具，因此在過程中多少會碰到操作上的不熟悉
例如 :
1. 設定自動化的觸發條件：
在AI履歷篩選與評分的環節，會不清楚要如何確定哪些履歷是有達到特定的觸發條件？才能觸發下一步的自動化流程。
2. 連接多個應用程序：
在整合Calendar安排面試的步驟中，不知道要怎麼正確地將收到的應聘者資料與Google Calendar或其他日曆平台做連接，以自動安排面試時間。
3. 調整自動化的細節設置：
在自動化人力需求收集過程中，不清楚如何設定郵件通知的格式，還有不知道怎麼選擇接收信件通知的具體條件。
不過Bob老師擅長把複雜的問題做一步步分解來簡單化。到課程的後半段也會鼓勵大家將操作上遇到的困難和心得統整起來、一起討論彼此的想法和經驗，實現互相學習、交流的精神。
學員的Zapier實作
- 在操作Zapier工具環節時，若學員在任何地方遇到困難，Bob老師會在旁邊耐心觀看學員的操作情形，並提供解惑和建議。
四、進入了課程尾聲，大家都學到了甚麼呢 ?
到了課程的最後環節，老師請每一位學員發表『對於AIGC工具、工作流的看法? 以及今天學到的新技能未來能如何應用在職場上? 』
陳先生：『最喜歡老師今天介紹的JTBD工作效能！學到了不同角色如何有效解決問題，明白了解決問題的重要性以及提升效率的方法 !』
林小姐：『談到AI培訓真的很吸引人! 透過有邏輯的方式來結構未來發展趨勢和影響。學會了如Zapier這樣的工具，未來可以在工作中運用創新的方法解決溝通成本 !』
王小姐：『可以運用在我的工作中，透過掃描QR Code後，我們就能立即獲取資訊，不需要再一一詢問，效率大大提升 ! 』
邱先生：『我主要是負責發送郵件和關懷表，過去需要逐一發送，但現在只要設定好條件就能直接完成。學到了這些新技巧，我相信未來的工作會更加輕鬆 ! 』
周小姐：『雖然這些工具和工作法都很棒，但最重要的是，HR在梳理工作流程時，邏輯需要非常清晰，也要確立一個好的標準化流程，還好bob老師有教我們怎麼從問題的情境做拆解，才能更快速的切入重點!』
學員們的課後討論時間
- 大家熱絡的討論彼此在職場上的工作經驗，以及遇到困難是如何解決。
- 當學員聊到課程到有趣的部份，就不自覺笑得合不攏嘴了呢~
- 學員們互相分享在課程中所學到的新技能，可以怎麼結合到日常工作中做實際運用 !
隨著課程圓滿落幕，學員們深受啟發，Bob 老師不僅為大家打開了一個全新的視野，也幫助各位能夠突破以往的工作習慣，試著用嶄新的思維解決問題！
因此，身處在數位轉型時代的大家，可以勇於探索和學習新型的AI工具，並且善用AI，成為你工作中的得力小幫手！除了能讓工作事半功倍以外，也為將來的職業生涯開拓無限的可能性 !
錯過了第一梯，不要再錯了～快報名～
這次我們將專注在人才招募作業上如何做到自動化：
